Een melding van ongewenst gedrag vraagt om snel en zorgvuldig handelen. Voor veel werkgevers lijkt het inschakelen van een extern onderzoeksbureau dan de veiligste oplossing. Maar een onderzoek is niet automatisch onafhankelijk, zorgvuldig of juridisch bruikbaar. Als de verkeerde onderzoeksvorm wordt gekozen of hoor en wederhoor ontbreekt, kan het onderzoek de situatie juist verergeren.

Uit de rechtspraak blijkt dat onderzoeksrapporten niet zonder meer een voldoende basis vormen voor arbeidsrechtelijke maatregelen. Conclusies kunnen onvoldoende zijn gebaseerd op feiten, verklaringen blijven soms anoniem en beschuldigden krijgen niet altijd een behoorlijke gelegenheid om te reageren. Een ondeugdelijk onderzoek kan leiden tot reputatieschade, een onterecht ontslag en een aanzienlijke schadevergoeding.

Waarom werkgevers snel een onderzoeksbureau inschakelen

Wanneer meldingen binnenkomen over een angstcultuur, grensoverschrijdend gedrag of een onveilige werksfeer, ontstaat vaak direct druk om op te treden. Die druk kan afkomstig zijn van werknemers, de ondernemingsraad, een raad van toezicht of de media.

Een extern onderzoek geeft de indruk dat de werkgever de melding serieus neemt en onafhankelijk laat beoordelen. Toch is onderzoek niet altijd de juiste eerste stap. Soms kan een gesprek met de betrokkenen, begeleiding door een vertrouwenspersoon of mediation meer duidelijkheid bieden. Een onderzoek zonder duidelijk doel kan bovendien veranderen in een brede zoektocht naar belastende informatie.

Daarbij bestaat het risico dat het onderzoeksrapport wordt gebruikt om een besluit te onderbouwen dat feitelijk al is genomen. Bijvoorbeeld wanneer een werkgever afscheid wil nemen van een leidinggevende, maar daarvoor nog geen toereikend dossier heeft opgebouwd. Een onderzoek kan niet zonder meer dienen als vervanging voor een zorgvuldig opgebouwd dossier over het functioneren of gedrag van een werknemer.

Cultuuronderzoek of persoonsgericht onderzoek?

Een belangrijk onderscheid is dat tussen een cultuuronderzoek en een persoonsgericht onderzoek.

Een cultuuronderzoek brengt de algemene sociale veiligheid binnen een organisatie in kaart. Werknemers kunnen via enquêtes of gesprekken vertellen hoe zij de omgangsvormen, samenwerking en leiderschapscultuur ervaren. De uitkomsten geven een beeld van de organisatie als geheel. Een dergelijk onderzoek is in beginsel niet bedoeld om vast te stellen of een specifieke werknemer zich schuldig heeft gemaakt aan verwijtbaar gedrag.

Een persoonsgericht onderzoek richt zich juist op concrete gedragingen van één of meer personen. Omdat de uitkomst grote gevolgen kan hebben voor de onderzochte werknemer, gelden strengere zorgvuldigheidseisen. De beschuldigingen moeten voldoende concreet zijn en zo veel mogelijk op controleerbare feiten berusten. De werknemer moet weten welke gedragingen worden onderzocht en een behoorlijke gelegenheid krijgen om daarop te reageren.

In de praktijk lopen beide onderzoeksvormen regelmatig door elkaar. Een werkgever begint bijvoorbeeld met een algemeen onderzoek naar de werksfeer, maar stelt vervolgens vooral vragen over het functioneren of de leiderschapsstijl van één directeur. Daarmee krijgt het cultuuronderzoek feitelijk een persoonsgericht karakter, zonder dat de bijbehorende waarborgen worden toegepast.

Hoor en wederhoor is essentieel

Een veelvoorkomend probleem is gebrekkig hoor en wederhoor. De beschuldigde krijgt bijvoorbeeld alleen enkele anonieme citaten voorgelegd, zonder informatie over de omstandigheden waarin de vermeende gedragingen hebben plaatsgevonden. Een inhoudelijke reactie is dan vrijwel onmogelijk.

Anonimiteit kan in sommige situaties nodig zijn om melders te beschermen. Dat betekent echter niet dat anonieme verklaringen zonder nader onderzoek als vaststaand feit kunnen worden aangenomen. Een onderzoeksbureau moet onderscheid maken tussen ervaringen, interpretaties en objectief vaststelbare gebeurtenissen.

Ook moet worden onderzocht of er informatie bestaat die een ander licht op de zaak werpt. Alleen spreken met werknemers die kritiek hebben en niet met personen die anders over de betrokkene denken, kan een vertekend beeld opleveren. Een zorgvuldig onderzoek zoekt daarom niet uitsluitend naar bevestiging van een melding, maar betrekt ook mogelijke alternatieve verklaringen.

De werkgever blijft verantwoordelijk

Het inschakelen van een extern bureau ontslaat de werkgever niet van zijn eigen verantwoordelijkheid. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de keuze van het bureau, de formulering van de onderzoeksvraag, de gevolgde procedure en de wijze waarop de conclusies worden gebruikt.

Een rapport van een extern bureau vormt niet automatisch een objectieve vaststelling van de feiten. De werkgever moet zelfstandig beoordelen of het onderzoek zorgvuldig is uitgevoerd en of de conclusies daadwerkelijk worden gedragen door de verzamelde informatie.

Ook op beleidsniveau bestaat inmiddels aandacht voor de kwaliteit van onderzoeken naar ongewenst gedrag. Regeringscommissaris Mariëtte Hamer heeft aanbevelingen gedaan over onder meer opleiding, vergunningverlening, toezicht en klachtenbehandeling. Meer informatie daarover staat in het nieuwsbericht over veilig onderzoek naar grensoverschrijdend gedrag.

Welke aandachtspunten gelden voor een zorgvuldig onderzoek?

Voordat een onderzoeksbureau wordt ingeschakeld, moet duidelijk zijn wat precies is gemeld en welk doel het onderzoek heeft. De werkgever doet er verstandig aan in ieder geval de volgende vragen te beantwoorden:

• Zijn de meldingen voldoende concreet en is extern onderzoek daadwerkelijk noodzakelijk?
• Gaat het om de algemene werkcultuur of om gedragingen van een bepaalde persoon?
• Is het onderzoeksbureau deskundig en onafhankelijk en past de gekozen onderzoeksmethode bij de melding?
• Hoe worden de rechten van alle betrokkenen, waaronder hoor en wederhoor, beschermd en waarvoor mag het rapport worden gebruikt?

Ook de formulering van de onderzoeksopdracht verdient aandacht. Een te ruime of suggestieve opdracht kan ertoe leiden dat het bureau zonder duidelijke grenzen informatie verzamelt. Leg daarom vooraf vast welke feiten worden onderzocht, welke methode wordt toegepast en aan welke zorgvuldigheidseisen het onderzoek moet voldoen.

Zorgvuldigheid beschermt alle betrokkenen

Een werkgever moet meldingen van ongewenst gedrag serieus nemen. Dat betekent echter niet dat iedere melding automatisch een uitgebreid extern onderzoek rechtvaardigt. Onzorgvuldig onderzoek kan niet alleen de loopbaan en reputatie van een beschuldigde beschadigen, maar ook het vertrouwen van melders en andere werknemers aantasten.

Extern onderzoek kan verstandig zijn wanneer de melding voldoende concreet is, de feiten niet op een minder ingrijpende manier kunnen worden vastgesteld en vooraf duidelijke procedurele waarborgen worden vastgelegd. Zonder die voorwaarden biedt onderzoek geen zekerheid, maar creëert het juist nieuwe juridische en organisatorische risico’s.